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Presse Grosso Vertriebsmodul

ERP (enterprise resource planning) steht für einen effektiven Ressourceneinsatz in jedem Unternehmen. ERP ist ohne zusätzliche spezielle Software in der Lage alle Geschäftsprozesse abzubilden. Microsoft Dynamics NAV BE.Press ist die einzige auf die speziellen Anforderungen des Pressegrosso maßgeschneiderte ERP-Lösung. Selbstverständlich werden darin alle Standardabläufe im Grosso wie:

Die Erstellung von Bestellungen wird durch Vorschläge unterstützt. Änderungen in Verlagsvorgaben oder avisierten Liefermengen des Verlages werden in der Bestellung eingepflegt und in der nachfolgenden Kommissionierung berücksichtigt.
Beim Wareneingang, wo per Scanning die betreffende Folge eines Objektes erkannt wird, werden die Bestellzeilen gesucht und entsprechend der eingegebenen Mengendifferenzen erkannt und die entsprechende Belege erstellt und gebucht. Zusätzlich wird der Zeitpunkt des Wareneinganges registriert.

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Bei der Verteilerbearbeitung können jobgesteuert einzelne Objekte, einzelne Geschäfte oder Gruppen von Geschäften mit ihrem kompletten Sortiment bearbeitet werden. Ein solcher Job selektiert, die zu einer geschäftsseitigen Bearbeitung gehörenden Objekte oder die zu einer objektseitigen Bearbeitung gehörenden Geschäfte nach Kriterien, die gemäß den unternehmensspezifischen Strategien erweitert werden können und die in der Lage sind, auf alle Stamm- und Bewegungsdaten des Systems zu reagieren. Das Zusammenwirken verschiedener Kriterien, die für einen Job zur Bearbeitung des Verteilers ausgewählt wurden, kann durch komplexe logische Verknüpfungen vom Anwender jeweils individuell festgelegt werden.

Die Mengenberechnung bei einer Verteilerbearbeitung kann auf der Basis von Verkaufs-, Liefer-, Remissions- oder Bezugsmengen anderer Geschäfte und Objekte erfolgen. Dabei können unterschiedliche Geschäfte oder Objekte mit entsprechend hoher bzw. geringerer Wichtung eingehen. Die hohe Flexibilität gestattet es, sehr unterschiedliche strategische Konzepte verschiedener Grossounternehmen mit den gleichen Werkzeugen zu realisieren und bei deren Weiterentwicklung stets updatefähig zu bleiben.

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Eine Optimierung des Kundenverteilers lässt sich sowohl über die qualifizierte Verteilererstellung als auch im weiteren Verlauf über das Sortimentsoptimierungsmodul erreichen. Mit diesem Modul werden kundenindividuelle Überarbeitungen, Objektneueinschaltungen und -löschungen, je nach Zielstellung und Warengruppenschwerpunkten des Geschäftes, vorgenommen. Speziell hinterlegte Einschaltprofile im Kundenstamm wie Titelranking innerhalb der entsprechenden Geschäftsart, Ranking nach Absatz oder Umsatz erlauben es, den kundenspezifischen Verteiler zu optimieren.

Eine periodische Aufgabe erstellt für die zu optimierenden Kunden bzw. Kundengruppen Bearbeitungsvorschläge, die in der gleichen Struktur wie die Verteilerüberarbeitung dem Bearbeiter zur Prüfung und Buchung vorgeschlagen werden.

Die gesamte Anwendung kann jederzeit durch einfaches Hinterlegen zusätzlicher definierter Ein- bzw. Ausschaltprofile auf die jeweiligen Erfordernisse angepasst und erweitert werden.

Das KR-Verfahren wird in allen Phasen der Warenwirtschaft von Microsoft Dynamics NAV BE.Press durch den Daten- und Belegfluss abgebildet. Bereits die Standardfunktionalitäten dieser Warenwirtschaft gewährleisten eine uneingeschränkte Nachvollziehbarkeit jeglicher Warenbewegungen und ermöglichen somit das frühzeitige Erkennen von Fehlern und ihren Ursachen.

Sämtliche Warenbewegungen im System werden über Buchungen in Belegen erfasst und vom System als Einzelposition (Posten) festgehalten. Diese Posten enthalten alle mit der Warenbewegung verbundenen Informationen, einschließlich Zeitstempel und fortlaufender Nummerierung. Sie lassen sich, bis auf den Arbeitsplatz an dem gebucht wurde, zurückführen. Korrekturen bzw. Änderungen gebuchter Warenposten sind ausschließlich nur durch Umbuchungen oder Stornierungen möglich. Somit ist jede Warenbewegung im System uneingeschränkt nachvollziehbar.

Bestände werden grundsätzlich nicht als Bestandswerte im System abgespeichert, sondern stets aus allen Einzelbewegungen aktuell zum Zeitpunkt des Abrufes saldiert.

Für Waren, die als Presseartikel in den Stammdaten gekennzeichnet sind, wird bei jeder Bewegung die KR-Kennzeichnung im Feld Presse-Qualifizierung mit gebucht.

Um die im KR-Verfahren möglichen Warenbewegungen abzubilden und die Bestände entsprechend ihrer Verwendung im Arbeitsprozess trennen zu können, werden so genannte logische Bestandsführer mitgebucht. Diese sind fest im Programm vorgegeben, enthalten die jeweiligen Soll-Bestände und tragen die Bezeichnungen:

• Kommissionierung
• Lagerung
• Remission

Jede Buchung führt automatisch zu einer Zu- bzw. Abnahme auf dem jeweiligen Bestandsführer. Alle Umbuchungen auf den Bestandsführern erfolgen auf der Grundlage gezählter Mengen. Sie werden in Buchungsblättern als einzelne Buchungssätze erfasst und verbucht.

Neben den Bestandsführern werden im System die Bestände nach Standort und Lagerort getrennt verwaltet. Eine Führung von Beständen in Außenstellen oder im Außendienstfahrzeug ist dadurch ermöglicht.

Die Buchungen werden durch vorgeschlagene Buchblätter, Erfassungen mittels Verarbeitungsetiketten, direktes Scannen oder Erfassung mit externem Scanner unterstützt.
Die für die Buchungen der Warenbewegungen notwendigen Belege sind mit eigener Datenstruktur im System gespeichert. Der Typ des verwendeten Beleges entscheidet über die mit zu buchende Presse-Qualifizierung und auch darüber, welcher Bestandsführer bei der Buchung gemehrt oder gemindert wird. So führt, z. B. die Buchung eines Verkaufslieferbeleges, der mit der Typdefinition „Nachlieferbeleg“ eingerichtet wurde, zu einer Abbuchung vom Bestandsführer Lagerung mit der Presse-Qualifizierung EH-NL.

Abweichungen der gezählten von den berechneten Mengen schlagen sich jederzeit in den Rest- oder Fehlbeständen der einzelnen Bestandsführer nieder. Die Bestandsführer werden regelmäßig, nach Abschluss eines Arbeitsprozesses, durch die Bereichsleiter in der Kommissionierung, Remission und Nachlieferlager sowie zusätzlich durch die Vertriebsleitung überprüft. Werden nicht plausible Bestände erkannt, werden die Ursachen gesucht und die Bestände durch Buchungen korrigiert

Remissionseinholungen können kunden- bzw. tourenindividuell zu jedem beliebigen Termin und in beliebiger Periodizität geplant werden. Das System erstellt automatisch die Aufrufe für alle Artikel, die ein Kunde bis zum geplanten Einholungstermin erhalten wird und die bis dahin ihr Angebotsende erreicht haben. Vorzeitige Aufrufe können ebenfalls erstellt werden. Einhollisten zeigen pro Tour die Geschäfte an, für die an diesem Tag einzuholen ist. Kundenindividuell kann gesteuert werden, ob der Aufruf auch durch Aufruf auf dem Packzettel erfolgen kann.

Automatische Prüfungen testen die Plausibilität der verarbeiteten Remission und kennzeichnen, z. B. Minusverkäufe, Spätremission, Zu-Spätremission (nicht mehr anzuerkennen) und stellen die aufgetretenen Fehlerfälle zur manuellen Prüfung bereit. In einer eigenen Umgebung können Fehlerursachen recherchiert und die Remissionsdaten geändert bzw. ergänzt werden.

Nach Freigabe verbucht das System die geprüften Remissionen. Eventuell noch verbliebene Minusverkäufe werden entsprechend den Vorgaben verarbeitet.

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Pro Folge können beliebig viele Auslieferungen mit verschiedensten Verteilern erfolgen. Die Auslieferungen steuern an welchem Tag, an welchem Standort, an welcher Anlage und für welche Touren kommissioniert werden soll. Damit können verschiedene Kommissionieranlagen zur Kommissionierung einer Ware eingesetzt werden. Die Integration von manuellen Aufträgen in Kommissionierungen für Erstauslieferungen ist ebenso möglich wie das Kommissionieren geringauflagiger Titel an einem Einzelplatz. Unterstützt wird neben der Nest-Kommissionierung, die Kommissionierung von eigenen Display- bzw. Stücklisten.

Die Kommissionierdaten werden unmittelbar vor der Kommissionierung erzeugt. Die Aufteilung der Vollballen und Partielieferungen wird in dem Prozess automatisch vorgenommen.

Durch die Schnittstelle für die Paketbildung ist man in der Lage, die integrierte Paketbildung nach variablen Paketbildungsregeln oder externe Systeme zur Paketbildung zu benutzen.

Die tatsächlichen Paketinhalte werden nach Kommissionierung entweder von einer Anlage in das System zurückgelesen oder manuell korrigiert, wobei Hilfsmittel z. B. zur Verteilung von Mehr- oder Mindermengen im System verfügbar sind.

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Eine Vielzahl von Systemfunktionen in Microsoft Dynamics NAV BE.Press laufen unabhängig vom Benutzer automatisiert ab. Dazu werden sie entweder mittels einer Zeitsteuerung oder durch Ereignisse wie z. B. das Ändern von Stammdaten angestoßen. Beispielsweise kann eine parallele Steuerung von auftragsbezogener Warenwirtschaft und Ausübung des Dispositionsrechts mit Verteiler und Bezugsdaten erfolgen.

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vollumfänglich und auf höchstem Niveau realisiert.

Microsoft Dynamics NAV als Basis bietet aber noch viel mehr. Die oben nur beispielhaft aufgezählten grossospezifischen Abläufe werden basierend auf einer einheitlichen Stammdatenverwaltung ergänzt durch:

  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Controlling
  • Marketing
  • Personalwesen
  • E-Business/Kommunikation
  • Business Analytics (Data Ware House)
  • Microsoft Office

So werden alle Unternehmensbereiche miteinander verbunden um damit ineffiziente Insellösungen zu vermeiden.

Datenmodell von Microsoft Dynamics NAV BE.Press

Die technische Grundlage der Datenstruktur von Microsoft Dynamics NAV BE.Press ist der bewährte, leistungsfähige Microsoft-SQL Server als relationale Datenbank. Dabei gestattet die interne Datenstruktur der Datenbank eine faktisch unbegrenzte Aufbewahrung jeder Warenbewegung als Einzelbuchung mit Zeitstempel. Diese Eigenschaft ermöglicht beispielsweise die ständige Abrufbarkeit der aller Daten und Zusammenhang mit der Warenbewegung bzw. Dienstleistung stehenden Informationen. Die volle Verfügbarkeit von gebuchten Eingängen und Ausgängen für den Warenverkehr, ebenso wie Annahmen bzw. Abgaben von Gutscheinen und Dienstleistungen sind die Grundlage zur Erstellung von Ausgangsrechnungen oder zur Prüfung von Eingangsrechnungen. Dieses Datenmodell ist die Grundlage für außerordentlich hohe Flexibilität von Auswertungen, Verteilerbearbeitungen, Sortimentsoptimierungen und weitere grossospezifischen Anwendungen.

Alle Bewegungen und Buchungen werden wie im Standard des Microsoft Dynamics in Einzelposten vorgehalten. In den Positionen des mehrstufigen Belegwesens werden alle buchungsrelevanten Informationen festgeschrieben.

Datenstruktur der Stammdaten

Die innovative Datenstruktur der Stammdaten in Microsoft Dynamics NAV BE.Press ist die Grundlage für höchste Flexibilität in den grossospezifischen Ausprägungen.

Die Struktur Titel – Objekt – Folge ermöglicht die klare Zuordnung jeder Warenbewegung auf eine einzelne Ausgabe.

Interessent, Geschäft und Debitor werden in einer zentralen Adressdatei gepflegt. Geschäft und Debitor werden getrennt verwaltet. Bei Inhaberwechseln bleiben alle Informationen zum Geschäft wie EHASTRA-Daten, Verteiler und Historie vollumfänglich erhalten. Die Eingabe von Kontaktdaten und Kontaktänderungen erfolgen nur einmal und werden überall aktualisiert. Alle Unternehmensbereiche einschließlich Sekretariat greifen auf eine Adressdatei zu.

Fortschrittliches Design der Anwendung

Microsoft Dynamics NAV bietet vollständig integrierte Funktionen für alle Geschäftsprozesse mittelständischer Unternehmen. Dazu zählen neben dem Finanzmanagement das Supply-Chain-Management, die umfassende Unterstützung für Marketing und Vertrieb und das Servicemanagement, ebenso wie die in alle Prozesse integrierten E-Business-Funktionen.

Darüber hinaus kann die Lösung mit der eigenen, leistungsstarken und tausendfach bewährten Entwicklungsumgebung jederzeit sich ändernden Anforderungen angepasst werden.